L'audit de surveillance pour la certification Qualiopi

Contrairement à une idée reçue, l'auditeur ne tire pas au sort quelques points : l'audit de surveillance porte sur l'intégralité du référentiel national qualité. Toutefois, l'angle d'analyse change par rapport à l'audit initial.
Voici les points clés de l'évaluation :

• La totalité des 32 indicateurs : l'auditeur vérifie la conformité de l'ensemble des indicateurs applicables à votre catégorie d'actions (OF, CFA, VAE, CBC). Si vous aviez bénéficié d'un audit initial allégé, les indicateurs non audités la première fois seront systématiquement examinés.
• La preuve par l'usage : l'auditeur procède à un échantillonnage de vos dossiers pour vérifier que vos processus sont appliqués depuis l'obtention de la certification. Il ne s'agit plus de présenter des modèles vierges, mais des documents complétés (feuilles d'émargement, évaluations, suivis de compétences).
• Les indicateurs spécifiques : une attention particulière est portée sur les indicateurs de résultats, le traitement des appréciations et l'efficacité de vos veilles (pédagogique, légale et technologique).
• Le suivi des écarts : l'auditeur valide la mise en œuvre et l'efficacité des plans d'actions correctives liés aux non-conformités identifiées lors de l'audit précédent.
  L'avis de l'expert Bureau Veritas : L'indicateur 30 (analyse des appréciations) et l'indicateur 31 (traitement des réclamations) sont souvent le cœur de l'audit de suivi. Ils démontrent la maturité de votre démarche d'amélioration continue.

C'est effectivement ce qui est prévu, sauf si vous avez eu des non-conformités majeures ou des réclamations justifiées. L'audit est programmé alors sur votre site, en présentiel, comme l'audit initial. 
Autre cas, votre audit est réalisé sur le site de votre organisme si l'audit initial avait été fait à distance, selon les dispositions réglementaires liées à la pandémie « COVID-19 ».
Une précision : un audit à distance est un vrai audit. Il faut donc prévoir :

• la présence des personnes nécessaires à l'audit
• la possibilité de partager des documents ou de montrer des situations (partage d'écran, vidéo, très bonne connexion).

Premier élément : l'audit de surveillance sert à vérifier la mise en œuvre des plans d'actions à 6 mois pour les NC mineures et que les actions correctives pour les NC Majeures sont efficaces. Si ce n'est pas le cas, sachez qu'une non-conformité qui était mineure, initialement, sera  requalifiée en majeure si elle est toujours observée lors de l'audit.
Deuxième élément : un audit de surveillance, c'est d'abord et avant tout un audit ! Donc, il sert aussi, si nécessaire, à détecter des non conformités. Elles pourront être mineures ou majeures selon le critère observé.

Un résultat défavorable lors de l'audit de surveillance n'entraîne pas automatiquement le retrait immédiat du certificat, mais il déclenche une procédure de mise en conformité stricte. Selon la nature des écarts constatés par l'auditeur, deux scénarios sont possibles :

• En cas de non-conformité mineure : Elle ne remet pas en cause votre certification. Cependant, vous devez proposer un plan d'actions correctives à l'organisme certificateur. Si l'analyse lors du prochain audit montre que cet écart n'a pas été traité, il sera requalifié en non-conformité majeure.
• En cas de non-conformité majeure : Elle bloque le maintien de votre certification. Vous disposez alors d'un délai réglementaire de 3 mois pour apporter les preuves de correction. Si les changements ne sont pas validés par le pôle technique dans ce temps imparti, la certification est suspendue ou retirée.
  L'impact majeur : Le retrait ou la suspension du certificat Qualiopi entraîne l'arrêt immédiat de l'accès aux fonds publics et mutualisés (CPF, OPCO, Régions). Il est donc crucial de traiter chaque indicateur du référentiel avec la plus grande rigueur pour sécuriser votre activité et la continuité de vos formations.

Le cycle de certification Qualiopi s'étend sur trois ans et se décline en trois étapes clés, chacune ayant des objectifs spécifiques pour votre organisme :

• L'audit initial (La fondation) : Il intervient au lancement de votre démarche. L'auditeur vérifie la conformité théorique et pratique de votre système aux 32 indicateurs du référentiel national. C'est l'évaluation qui déclenche l'émission de votre certificat.
• L'audit de surveillance (Le suivi) : Réalisé entre le 14ème et le 22ème mois, c'est une analyse de l'usage. On ne regarde plus seulement vos procédures, mais vos preuves de réalisation (échantillonnage de dossiers, formations effectuées). L'enjeu est de valider la pérennité de vos actions et de vérifier que les éventuelles non-conformités initiales ont été corrigées. L'auditeur s'assure également qu'aucun changement majeur n'a altéré la qualité de vos prestations.
• L'audit de renouvellement (La maturité) : Il a lieu avant l'échéance des trois ans. Il permet de reconduire votre certification pour un nouveau cycle en attestant de la solidité et de l'amélioration continue de vos compétences.

L'avis de l'expert : la grande différence réside dans la durée et la profondeur de l'examen. Si l'audit initial valide une structure, l'audit de surveillance est le véritable test de terrain qui garantit que votre engagement qualité est ancré dans la durée.

• Le tarif d'un audit de suivi n'est pas forfaitaire. Il est calculé selon un barème réglementaire qui prend en compte les spécificités de votre organisme. Plusieurs critères déterminent le montant final de l'intervention :
  La durée de l'audit : Elle est définie par le référentiel national et dépend de votre chiffre d'affaires lié à la formation, ainsi que du nombre de catégories d'actions à auditer (OF, CFA, VAE, CBC).
• Le nombre de sites : Si votre structure dispose de plusieurs sites (multi-sites), l'échantillonnage de l'auditeur et le temps d'évaluation seront adaptés en conséquence.
• Les frais annexes : Selon les modalités de l'audit (présentiel ou distance), des frais de déplacement peuvent s'ajouter au coût de la prestation de certification.
  La transparence Bureau Veritas : Pour obtenir une estimation précise et personnalisée de votre audit de surveillance, nous vous invitons à utiliser notre outil de devis en ligne. Vous recevrez une proposition détaillée intégrant la durée exacte de l'intervention et le calendrier de votre cycle de certification.

Parmi les zones à risques, notons :

• L'absence de recueil des appréciations/évaluations de toutes les parties prenantes (indicateur 30) : participants, financeurs, équipes pédagogiques (de l'organisme de formation) et entreprises.
• Le positionnement en amont de la formation (indicateur 8) ne doit pas être confondu avec les prérequis.
• Une absence de vérification des étapes formelles de l'action de formation, comme le fait de s'assurer de la bonne réception de la convocation à la formation.
• Une mauvaise utilisation des éléments de communication de la marque Qualiopi, notamment en termes de logo dans les signatures d'email ou encore les supports de communication.
• Prise en compte du handicap. En plus des mesures pour faciliter l'accueil, la connaissance des réseaux et relais à activer au niveau local est essentielle
  Bref, l'audit de surveillance Qualiopi est l'occasion de faire un point à mi-parcours et de s'assurer des progrès de votre organisme. C'est un moment d'échange et de revue des pratiques. 
   

L'audit est obligatoire pour tout prestataire d'actions de développement des compétences (indépendant ou société) souhaitant que ses prestations soient financées par des fonds publics ou mutualisés (CPF, OPCO, Régions, France Travail). Si vous travaillez exclusivement en sous-traitance pour d'autres organismes déjà certifiés, l'audit n'est pas une obligation directe, mais il reste un atout majeur pour valoriser votre professionnalisme sur le marché.