L'audit de surveillance pour la certification Qualiopi

C’est parti pour les audits de surveillance programmés pour le suivi de la certification Qualiopi. Ils ont lieu entre le 14ème et le 22ème suivant la date de délivrance du certificat, sauf pour les certifications délivrées au plus tard le 31 décembre 2020 avec un audit de surveillance programmé entre le 14ème et le 28ème mois suivant la date de délivrance du certificat.
Après avoir déjà réalisé de nombreux audits, les équipes de Bureau Veritas partagent avec vous ce FAQ.

Faut-il préparer son audit de surveillance ?

Bien sûr ! Et même peut-être encore plus que l’audit initial, car l’auditeur va regarder chaque indicateur. En effet, pendant cet audit, l’auditeur va revoir tous les points du référentiel, y compris ceux qui n’avaient pas été vus en audit initial, dans le cas où vous étiez déjà certifié. Donc n’hésitez pas à bien vérifier votre système qualité. 

Autre point de vigilance : montrer que vous utilisez votre système Qualité. Donc, depuis votre audit initial, votre système Qualité a dû s’améliorer et vous l’utiliser au quotidien ! C’est l’objectif de la démarche Qualiopi. Par exemple, idéalement, vos outils de veille fonctionnent : vous avez donc collecté des informations de manière régulière, en lien à vos programmes de formation et notre auditeur va pouvoir s’en assurer. Sinon, c’est dommage ! Il faut profiter de votre certification pour améliorer le fonctionnement de votre organisme et éviter d’avoir une non-conformité.
Pour résumer, l’audit de surveillance : ça se prépare ! C’est le moment de reprendre une photographie de votre système Qualité et de veiller à répondre à tous les points du référentiel.

Que deviennent les non-conformités au moment de cet audit ? 

Premier élément : l’audit de surveillance sert à vérifier la mise en œuvre des plans d’actions à 6 mois pour les NC mineures et que les actions correctives pour les NC Majeures sont efficaces. Si ce n’est pas le cas, sachez qu’une non-conformité qui était mineure, initialement, sera  requalifiée en majeure si elle est toujours observée lors de l’audit.

Deuxième élément : un audit de surveillance, c’est d’abord et avant tout un audit ! Donc, il sert aussi, si nécessaire, à détecter des non conformités. Elles pourront être mineures ou majeures selon le critère observé.

Quelles sont les zones qui pèchent régulièrement lors des audits de surveillance ?

Parmi les zones à risques, notons :

• L’absence de recueil des appréciations/évaluations de toutes les parties prenantes (indicateur 30) : participants, financeurs, équipes pédagogiques (de l’organisme de formation) et entreprises.
• Le positionnement en amont de la formation (indicateur 8) ne doit pas être confondu avec les prérequis.
• Une absence de vérification des étapes formelles de l’action de formation, comme le fait de s’assurer de la bonne réception de la convocation à la formation.
• Une mauvaise utilisation des éléments de communication de la marque Qualiopi, notamment en termes de logo dans les signatures d’email ou encore les supports de communication.
• Prise en compte du handicap. En plus des mesures pour faciliter l’accueil, la connaissance des réseaux et relais à activer au niveau local est essentielle

Bref, l’audit de surveillance Qualiopi est l’occasion de faire un point à mi-parcours et de s’assurer des progrès de votre organisme. C’est un moment d’échange et de revue des pratiques. Bon audit !