Vue depuis la mer du casino de Biarritz, les pieds dans le sable

Précautions sanitaires : la méthode de Biarritz pour organiser ses événements

4 nov. 2021 - 2 min

Impacté par la crise du Covid-19, le secteur de l’événementiel aujourd’hui redémarre. Comment permettre aux visiteurs et aux organisateurs d’évoluer dans des lieux où les conditions sanitaires sont optimales ? À Biarritz, les centres de congrès ont fait appel à Bureau Veritas pour redémarrer sereinement leurs activités.

En temps normal, 2 800 congrès sont organisés chaque année en France selon l’Union Française des Métiers de l'Événement (UNIMEV). La pandémie de Covid-19 a évidemment durement impacté ce secteur depuis 2020, entraînant la mise en place de nouveaux protocoles pour assurer la sécurité sanitaire des évènements.

Ces nouvelles (et fluctuantes) réglementations s’imposent aux organisateurs, sites, prestataires, exposants et visiteurs. Afin de permettre le redémarrage d’activités de ce secteur qui représente 120 000 emplois, Bureau Veritas accompagne de nombreuses structures. Parmi elles, Biarritz Tourisme qui combine Office de Tourisme et Bureau des Congrès.

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Quatre sites répartis dans la ville

La station balnéaire emblématique du Pays basque dispose de trois centres de congrès en centre-ville (Le Bellevue, le Casino Municipal, la Gare du Midi) et d’un parc d'exposition de 8 000 m² (La Halle d’Iraty). Avec trois auditoriums pouvant accueillir jusqu’à 1 400 participants et 21 salles de sous-commission, ces sites accueillent chaque année près de 65 000 visiteurs. Durant les périodes de fermeture, les salles habituellement réservées aux congressistes ont pu être mises à contribution pour accueillir des réunions de conseils municipaux, leur taille facilitant le respect des distanciations.

Début juin, après de longs mois de pause, Biarritz Tourisme a relancé son activité avec l’accueil d’un congrès de cardiologie en format réduit (250 participants). Avant la tenue de cet événement, Bureau Veritas avait effectué un audit documentaire, en étudiant notamment le protocole sanitaire proposé par Biarritz Tourisme. “Leurs équipes avaient déjà bien travaillé sur un plan avant de nous le soumettre pour validation. Après l’avoir complété, nous nous sommes assurés qu’il était bien appliqué sur site”, explique Fabien Lecuyer, directeur commercial Sud-Ouest pour Bureau Veritas.

C’est lors de la reprise de l’activité, début juin, que cet audit de terrain a été réalisé. À l’issue d’inspections sur les différents sites, Bureau Veritas a délivré à Biarritz Tourisme des attestations d’adéquation des mesures de prévention sanitaires. Peu de temps après, la reprise prenait de l’ampleur avec la tenue de la Convention GIF (Groupement des Installateurs Français). Trois des quatre sites de Biarritz Tourisme ont alors été mis à contribution pour accueillir des professionnels de matériel de cuisine : expositions, réunions et repas étaient ainsi répartis entre différents lieux.

De nombreux investissements pour la sécurité

Sur place, c’est Jean-Marc Bergé, responsable sécurité, entretien et maintenances pour Biarritz Tourisme, qui est devenu par la force des choses le “référent Covid” de la structure. “Au tout début, la reprise a été un peu sévère car ce n’était pas évident de redémarrer après une période de chômage partiel pour de nombreux salariés, mais les efforts ont été faits et ça a payé”, se souvient M. Bergé. Affichages sur les obligations à respecter comme le port du masque, indication du sens de la circulation aux entrées et sorties de sites, mises à disposition de bornes de gel hydro-alcoolique automatiques : autant de mesures qui ont entraîné un investissement non négligeable assumé par Biarritz Tourisme.

Nous avons acheté 20 000 masques pour la cinquantaine de salariés qui en utilisent au moins deux par jour. Le gel est commandé par bidon de 100 litres, et est distribué via une quinzaine de bornes automatiques fonctionnant avec des piles coûteuses, qu’il faut changer régulièrement”, énumère Jean-Marc Bergé qui a également changé l'intégralité du savon proposé sur les sites d’accueil pour garantir une protection anti-Covid. “C’est un investissement nécessaire pour garder la confiance de nos clients”, estime le référent-Covid, qui échange régulièrement avec la sous-préfecture de Bayonne sur l’évolution des mesures à respecter.

L’audit de terrain certifie qu’à un jour J et à un instant T, les conditions d’accueil garantissent la sécurité du public” précise Frédéric Leduc, le consultant HSE Bureau Veritas qui a effectué les contrôles sur place en juin dernier. Les attestations fournies “impliquent évidemment que le site se mette à jour en cas de nouvelle réglementation”, ajoute M. Leduc. L’évolution de la situation sanitaire durant l’été a ainsi entraîné la mise en place de nouvelles règles avec l’instauration du pass sanitaire.

Vue sur la mer et la plage depuis la salle Vague du Bellevue à Biarritz

Une labellisation pour rassurer la clientèle

Comme le rappelle l’UNIMEV, la présentation du pass est obligatoire pour “les foires et salons professionnels ainsi que, lorsqu'ils rassemblent plus de cinquante personnes, les séminaires professionnels organisés en dehors des établissements d'exercice de l'activité habituelle”. Leur contrôle n’est toutefois pas la responsabilité de l’exploitant qui loue des bâtiments, à l’image de Biarritz Tourisme, mais des organisateurs d’évènements. “On leur propose des espaces disponibles pour assurer les contrôles”, signale M. Bergé.

Même si la prudence reste de mise face à l’incertitude sanitaire causée par les variants du virus, les indicateurs sont au beau fixe alors que l’automne est une période traditionnellement intense pour les congrès et salons. Les attestations de Bureau Veritas contribuent à rassurer la clientèle nationale mais également internationale, certains événements organisés sur place pouvant attirer des professionnels venus du monde entier.

Après un été marqué par une fréquentation touristique en hausse dans le Pays basque, quelles pistes pourraient être explorées pour confirmer cette tendance ? Fabien Lecuyer avance “l’exemple de Lourdes”, dont le Sanctuaire avait bénéficié d’une mission similaire de Bureau Veritas pour sa reprise d’activité. Parallèlement aux attestations fournies au centre de pèlerinage, les représentants du Club des cafés, hôtels et restaurants (CHR) local avaient lancé un processus de labellisation. Des dizaines d'établissements recevant du public ont ainsi obtenu le label Safeguard de Bureau Veritas. Basé sur un standard commun développé avec l’ensemble des filières et autorités, ce label permet de rassurer clients et salariés en garantissant le respect des meilleures pratiques de prévention et d’hygiène.

Crédits photographiques : ©emmymartens

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