Audits à distance : comment le Covid-19 accélère l’innovation

À circonstances exceptionnelles, dispositif exceptionnel. Pendant la crise du Covid-19, Bureau Veritas Certification propose aux clients qui le peuvent de poursuivre les audits mais en les réalisant à distance. « Cette démarche nous permet de maintenir en partie nos activités. Nous avons stoppé la plupart des audits initiaux et de renouvellement pour nous concentrer sur les audits de suivi plus facilement réalisables car ils ne nécessitent pas forcément de se déplacer », explique Anne-Aurore Ruget, Digital Departement Director, Forest & Wood BU Manager. Comme ce mode opératoire est déjà pratiqué chez Bureau Veritas Certification en particulier pour les grandes entreprises en multi-site, les auditeurs sont rompus à l’exercice ce qui facilite l’extension du dispositif.

Des audits à distance validés par les organismes d’accréditation

« Suite à l’annulation de tous les déplacements professionnels début mars, en Italie notamment, nous avons anticipé sur le confinement total en organisant le télétravail de nos équipes. Nous avons pu maintenir un de nos audits d’accréditation avec le Cofrac, notre autorité de surveillance, qui a assisté en témoin à un audit à distance chez un imprimeur. C’était une première et tout s’est parfaitement déroulé. »

Concrètement, chaque audit à distance passe par une importante phase préparatoire d’analyse des dossiers pour vérifier si, en fonction de l’activité de l’entreprise, cette procédure est réalisable ou pas, si les normes l’autorisent, etc. Chaque client est contacté pour contrôler la faisabilité technique et mettre en place les outils adéquats. Parfois, la fermeture des locaux peut compliquer l’accès aux documents surtout lorsque les clients ne disposent ni d’ordinateurs ni de téléphones portables.

Des caméras connectées pour des visites à distance

« Néanmoins, sur cette base, nous pouvons lancer l’audit identifié comme adapté à une réalisation à distance. Son déroulement reprend la structure et le plan habituels, sans adaptation de fond particulière. Nous faisons un bilan en vérifiant si des changements majeurs intervenus sont susceptibles d’impacter l’audit. Grâce à des outils digitaux comme Teams, le travail est facilité : nous menons les entretiens avec les clients en direct et nous partageons les documents. Lorsque que le client possède la technologie, nous pouvons aller encore plus loin : par exemple, dans le cadre d’une certification ISO 27001, l’auditeur a pu « visiter » à distance le site d’un éditeur de logiciels grâce à la caméra connectée du client. Ce dernier se déplaçait dans les locaux en suivant les indications de l’auditeur pour lui montrer les éléments à contrôler. »

Une procédure d’avenir

Au final, l’audit à distance est un moyen efficace de tirer profit de la période actuelle. Réalisé facilement, sans impact sur la durée ou la procédure, il génère en outre certaines économies liées aux frais de déplacement (billets de train ou d’avion, chambre d’hôtel, repas…) tout en réduisant les émissions de CO₂. « De ce point de vue, la pandémie de Covid-19 aura un impact sur notre offre. Dans notre réflexion sur l’après confinement, nous intégrerons systématiquement l’opportunité de réaliser l’audit à distance. Pour en favoriser le développement, nous le prenons d’ores et déjà en compte dans les nouveaux labels que nous mettons en place avec nos clients et partenaires, même si tous les audits ne peuvent pas se passer de la visite physique. Que nos clients se rassurent, nous sommes là pour les accompagner et leur permettre de continuer à travailler en leur apportant les meilleures solutions possibles. De ce point de vue, aujourd’hui, l’audit à distance est la procédure idoine. Durant cette période d’activité réduite, il faut y penser avant le boom de la demande à la sortie du confinement », conclut Anne-Aurore Ruget.