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SFL : Identifier, prioriser et suivre les actions de conformité

Véritable prestation sur mesure, Bureau Veritas nous a fait bénéficier de son expertise, de son indépendance et d’une solution informatique adaptée à notre besoin pour nous accompagner dans la gestion des obligations réglementaires et infine pour maîtriser les risques.

Patrick GARNIER

Directeur Risques & Environnement - SFL

 

ENJEUX

SFL est propriétaire gestionnaire d’immeubles de bureaux de haut standing et de grands Etablissements Recevant du Public au coeur de Paris. Protéger et valoriser ce patrimoine immobilier exceptionnel est un enjeu clé de leur stratégie.
Améliorer le confort, optimiser les performances environnementales, protéger la santé des occupants mais aussi s’assurer de la sécurité et de la conformité des installations de tous leurs bâtiments sont donc des missions quotidiennes des équipes de SFL.
 

Installations électriques, systèmes de sécurité incendie, systèmes de climatisation, ventilation, ascenseurs, réseaux d’eau, tours aéro-réfrigérantes…. Autant d’installations à contrôler auxquelles s’ajoutent des exigences règlementaires
spécifiques pour les Etablissements Recevant du Public (ERP) ou encore les Installations classées pour l’environnement (ICPE).
 

Souhaitant s’inscrire dans une démarche d’amélioration de la gestion de ces obligations réglementaires et des risques QSE, SFL a retenu la solution Bureau Veritas Signature Value pour :
- Synthétiser et uniformiser les données relatives à ces obligations (documents, périodicités, observations …)
- Prioriser les actions de mise en conformité compte tenu des risques associés
- Mettre en place un outil adapté pour suivre et tracer les obligations réglementaires

SOLUTIONS

La première étape fut de définir le périmètre règlementaire applicable aux 13 sites détenus et gérés par SFL. Les équipes de Bureau Veritas ont donc établi une liste des équipements et installations concernées et des vérifications applicables (audits, visites sur site…).
A partir des fichiers informatiques existants, les données (installations, périodicités, …) ont été consolidées dans un outil informatique, baptisé « Carnet SED – Sécurité – Environnement–Durable » par SFL.
 

Une réflexion a notamment été menée concernant le format des données collectées, la définition et le traitement des priorités des observations issues des vérifications. Qu’est-ce qu’une observation de priorité 1, 2 ou 3 ; Quels sont les délais de traitement souhaités pour chacune des priorités ?
Toutes ces définitions ont été prises en compte par SFL lors de la rédaction du cahier des charges relatif au contrat de vérifications réglementaires.

Puis, les équipes de Bureau Veritas ont intégré ces éléments au «Carnet SED» permettant ainsi de centraliser les informations liées aux vérifications périodiques, de planifier leurs mises en oeuvre et de suivre les levées de
réserves
selon les priorités.
Mensuellement, la base de données du «Carnet SED» est mise à jour par Bureau Veritas à partir des informations transmises par le bureau de contrôle et les équipes SFL (planification des contrôles, levées de réserves…). Les
informations sont analysées pour s’assurer notamment de leur cohérence (par exemple : la même non-conformité toujours associée au même niveau de priorité). Des tableaux de bords et des reportings sont établis pour suivre et
piloter la conformité de chaque site.
 

A terme, le «Carnet SED» intégrera de nouvelles thématiques telles que la gestion des consommations énergétiques, le document unique ou les certifications.

BENEFICES

La démarche Bureau Veritas Signature Value, combinaison de l’expertise de Bureau Veritas et de la mise en place d’un outil informatique adapté, présente de réels avantages à court et moyen terme pour les équipes de SFL.
 

En intervenant en amont, Bureau Veritas leur a permis de disposer de données exploitables pour gérer leurs obligations réglementaires : des rapports de contrôle uniformes, des définitions communes, partagées et
cohérentes des priorités,….
 

Le «Carnet SED» est une solution simple d’utilisation, exploitable par l’ensemble des acteurs, qu’il s’agisse des exploitants de chaque site ou des équipes centrales de SFL. En quelques clics, il offre une visibilité sur les contrôles réalisés et sur la planification des interventions à venir. Il permet également une meilleure réactivité pour le traitement des observations.
La mission de Bureau Veritas contribue directement à la gestion des obligations règlementaires et à la maîtrise des risques Sécurité et Environnement.

Contactez-nous

Bureau Veritas

Tel: +33 1 55 24 70 00

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Client : SFL

Marché : Immobilier

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